Estrutura

Estrutura SIARQ

O Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas, criado através da Deliberação CONSU-A-039/1989 e reformulado pelas Deliberações CONSU-A-008/1995 e CONSU-A-010/2013 de 28/05/2013, prevê uma estrutura de integração das unidades e órgãos de arquivos da Universidade Estadual de Campinas, tendo o Arquivo Central/SIARQ como órgão de coordenação. De acordo com a Deliberação de sua criação, o Arquivo Central/SIARQ compreenderá ainda seus órgãos consultivos: Conselho Consultivo (CONSUL/SIARQ) e a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD/SIARQ); e a Rede de Arquivos e os Protocolos e Comissões Setoriais de Arquivos (CSArqs) das unidades e órgãos.

Organograma do AC-SIARQ

A atual estrutura do Arquivo Central, aprovada pela Deliberação CAD-31/2021, é composta pelas áreas de Serviços, Apoio e Coordenação:

  • Gestão e Preservação de Documentos e Informação (GPDI)
  • Gestão da Rede e Serviços Arquivísticos (GRSA)
  • Gestão e Difusão do Acervo Documental (GDAD)
  • Tecnologia da Informação (TI) 
  • Projetos Especiais e Capacitação Continuada (PRECC)
  • Coordenação do Sistema de Arquivos (COORDENAÇÃO)
  • Assistência Técnica (AT)

 

organograma siarq

Órgãos Consultivos

Conselho Consultivo do SIARQ - CONSUL/SIARQ

De acordo com o Artigo 18 da Deliberação CONSU A-10/2013, o Conselho Consultivo do Arquivo Central é um órgão permanente, integrado por docentes e servidores técnicos administrativos, indicados por diretores das áreas de Ciências Exatas e Tecnológicas, Biomédicas e Humanas além da Pró Reitoria de Desenvolvimento Universitário, Administração Geral, Serviços de Protocolos e Arquivo e discentes indicados pela Comissão Central de Graduação e Comissão Central de Pós-Graduação, todos nomeados a cada quatro anos pelo Reitor. 

Determina ainda as competências atribuídas ao Conselho:

“...

  1. formular e propor a política arquivística para o Sistema de Arquivos da Universidade;
  2. emitir parecer sobre propostas de acordos e convênios com outras instituições, para fins de pesquisa e/ou assessoria técnica do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP;
  3. formular e propor políticas de difusão, reprodução e acesso ao acervo de documentos do SIARQ/UNICAMP;
  4. promover eventos científicos visando disseminar o acervo documental da UNICAMP, para fins de pesquisa;
  5. viabilizar a obtenção de recursos para a infraestrutura e aperfeiçoamento do Sistema de Arquivos, junto às agências de fomento;
  6. atuar na interface Arquivo Central e unidades acadêmicas, tendo em vista a promoção de pesquisas fundamentadas nos acervos do SIARQ/UNICAMP”

Veja a composição do Conselho Consultivo SIARQ para o quadriênio 2018/2021 nomeada pela Portaria GR-068/2019 .

 

Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD/SIARQ

De acordo com os artigos 22 e 23 da Deliberação CONSU A-10/2013, a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD), é um órgão de caráter permanente do SIARQ / UNICAMP que elabora e acompanha, juntamente com Comissões Setoriais de Arquivos (CSArqs), o processo de avaliação de documentos da Universidade.

Sua função é orientar e normalizar:

“...

  1. a produção e fluxo de documentos;
  2. a composição de tabelas de temporalidades e planos de destinação de documentos;
  3. a incorporação dos acervos;
  4. a preservação do patrimônio documental. ”

O processo de avaliação consiste na determinação do ciclo de vida dos documentos, na correção de prazo de guarda e em sua destinação final – à eliminação dentro de prazos legais ou guarda permanente. O processo de avaliação tem por base o levantamento da produção documental, como instrumento de identificação de funções e atividades geradoras de documentos de arquivo.

Veja a composição da CCAD (quadriênio 2018-2021) na Portaria GR-069/2019 .

 

Rede de Protocolos e Arquivos

Comissões Setoriais de Arquivos - CSArqs

As Comissões setoriais são nomeadas por diretores de órgãos e unidades com a finalidade de gerir os documentos produzidos e realizar a avaliação para a destinação final. São integradas por servidores responsáveis pelas atividades de protocolos e arquivos. De acordo com a Deliberação CONSU-A 10/2013 em seu Artigo 27, tem como competências:

“...

  1. propor a CCAD/SIARQ prazos de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade;
  2. assessorar a CCAD/SIARQ no processo de avaliação de documentos sempre que convocada;
  3. assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos arquivos das unidades e órgãos;
  4. propor e acompanhar a organização de protocolos e arquivos no âmbito das unidades e órgãos.”

 

Protocolos e Arquivos das unidades e órgãos

Os protocolos e arquivos das unidades e órgãos são os serviços responsáveis pelas atividades de registro de documentos ou expedientes, autuação de processos, bem como por sua tramitação, arquivamento e destinação, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central. São competências dos protocolos e arquivos, segundo a Deliberação CONSU-A 10/2013 no Artigo 30:  

“...

  1. racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados;
  2. conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas das unidades e órgãos os quais estão subordinados;
  3. manter o cadastro e o controle dos usuários do sistema informatizado de protocolo e arquivo;
  4. manter o cadastro de protocolos e de arquivos existentes e seus respectivos acervos documentais;
  5. atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
  6. participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Arquivo Central, conforme planos de destinação estabelecidos;
  7. orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
  8. proceder às autuações de processos e os registros de documentos ou expedientes da unidade e/ou órgão;
  9. controlar a tramitação e a distribuição de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos, zelando pela qualidade das operações de recebimento e encaminhamentos e condições físicas dos documentos;
  10. efetuar o encerramento de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos visando transferências e recolhimentos aos arquivos nos prazos estabelecidos em Tabelas de Temporalidade aprovadas pela UNICAMP;
  11. proceder ao arquivamento e conservação de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos.”